Softline Group Northern Europe // Knowledge Base // Contract & Licensing Regulations in Salesforce

Contract & Licensing Regulations in Salesforce

Er is een grote kans dat uw organisatie meer uitgeeft aan Salesforce licenties dan nodig is. 

Met deze blogreeks willen we u een overzicht geven van de verschillende Salesforce licenties, uitdagingen en tips. Verder willen we u inzicht geven in de contract- en licentieregels in Salesforce.

Lees hoe u uw Salesforce uitgaven onder controle houdt en profiteer van onze aanbevelingen in deel 2 van deze blogserie. 

Deel 2 - Contract- en licentievoorschriften in Salesforce

Contracten en aanvullende overeenkomsten

Het is voor een organisatie belangrijk om een goed inzicht te hebben in hun Salesforce contracten en aanvullende overeenkomsten. Salesforce kent een master subscription agreement, aanvullende service overeenkomsten en abonnementen, Order Form Supplements & EULA's. Verder is er sprake van een eindgebruikerslicentieovereenkomst, kan een bedrijf addenda hebben, productvoorwaarden, beleid etc..

Aanbeveling: maak een proof-of-license dossier aan, bijvoorbeeld binnen ServiceNow of binnen een document management systeem.

Een organisatie moet ook de licentieduur kennen, en deze beheren. Subscription vereist een jaarcontract, terwijl alleen de Essential editie maandelijkse prijzen biedt. Nogmaals, houd de groei van het aantal gebruikers onder controle en koop alleen extra licenties wanneer dat nodig is, want het aantal verminderen is niet mogelijk.

Aanbeveling: wees op tijd voorbereid op komende onderhandelingen en verlengingen.

Opslagcapaciteit

Salesforce kent twee soorten opslagcapaciteit: dataopslag en bestandsopslag. Vanaf eind maart 2019 krijgen Organizaiton ID's 10GB toegewezen voor dataopslag - plus een incrementeel toegevoegde gebruikersopslag van 200MB. Dit geldt voor Contact Manager, Group, Essentials, Professional, Enterprise, Performance en Unlimited Editions. Bijvoorbeeld, een Professional editie Organization ID met 10 gebruikers ontvangt: 10GB aan dataopslag + 10 x 200MB (2.000MB) = 12GB aan totale dataopslag

Als het gaat om bestandsopslag, Contract Manager, Group, Professional Enterprise, Performance en de Limited Edition. Allemaal krijgen ze 10 GB aan bestandsopslag toegewezen per Organization ID. De Essentials editie krijgt 1 GB aan bestandsopslag per organisatie-ID toegewezen. Organization ID's krijgen ook extra bestandsopslag toegewezen, op basis van het aantal standaard gebruikerslicenties:

  • Enterprise, Performance en Unlimited Editions Organization ID's krijgen 2 GB aan bestandsopslag per gebruikerslicentie toegewezen.
  • Aan Contact Manager-, Group- en Professional Edition-organisaties wordt 612 MB per standaardgebruikerslicentie toegewezen, inclusief 100 MB per gebruikerslicentie plus 512 MB per licentie voor de Salesforce CRM Content licentie.
  • Een Organization ID met minder dan 10 gebruikers krijgt in totaal 1 GB aan bestandsopslag per gebruiker in plaats van 100 MB per gebruikerslicentie.

Aanbeveling: zorg ervoor dat u de opslagcapaciteit en de kosten in de gaten houdt, inclusief de aanschaf van extra opslagcapaciteit bovenop de standaardvergoeding. Het is erg gemakkelijk om meer aan te schaffen, maar het is ook erg belangrijk om te begrijpen waarom extra opslag wordt aangeschaft. Misschien kan de aankoop worden verplaatst naar een ander opslagplatform in plaats van binnen Salesforce.

Als u het gehele webinar wilt bekijken (inclusief de ServiceNow demo), kunt u deze hier aanvragen:

Vraag het webinar aan