Softline Group Northern Europe // Knowledge Base // How to Manage your Salesforce Licenses

How to Manage your Salesforce Licenses

Er is een grote kans dat uw organisatie meer uitgeeft aan Salesforce licenties dan nodig is. Met deze blog serie willen we u een overzicht geven van de verschillende Salesforce licenties, uitdagingen en tips

Lees hoe u uw Salesforce uitgaven onder controle houdt en krijg een aantal nuttige tips en inzichten over de verschillende licenties in Salesforce in deel 1 van deze blogserie.

Part 1 - The Different Licenses in Salesforce

Er is een kans dat uw organisatie meer kwijt is aan Salesforce licenties dan nodig is. Dit kan meerdere oorzaken hebben, zoals decentrale inkoop, gebruikerswisselingen met meer dan één profiel, licenties toegewezen aan gebruikers die de organisatie hebben verlaten, extra opslagkosten, etc..

Dus, het bijhouden van de juiste informatie stelt u in staat om de Salesforce uitgaven te beheersen. Wanneer een order voor Salesforce wordt geactiveerd, wordt een licentieaanvraag aangemaakt. Het licentieverzoek bevat definities waarmee uw Organization ID wordt opgebouwd (de Salesforce Organization ID is de unieke identificatie voor uw Salesforce identiteit en omvat al uw gegevens en toepassingen). Elke Organization ID is anders, en elke gebruiker heeft andere vereisten. Deze definities bestaan uit instellingen die aangeven welke licenties, machtigingen en profielen een bedrijf krijgt. Deze basiselementen vormen de Organization ID die een bedrijf gebruikt en waar gebruikers recht op hebben.

Er zijn verschillende licenties:

  • Licenties op Organization ID-niveau: Wanneer u Salesforce aanschaft, koopt u een org. ID-niveau, of editie. Een editie definieert uw:
    • Functies, zoals Contracten of Collaborative Forecasts
    • Aantallen, zoals de hoeveelheid opslag en het aantal sandboxes
       
  • Gebruikerslicenties: bepaalt de basis features waartoe een gebruiker toegang heeft, en elke gebruiker moet precies één gebruikerslicentie hebben.
     
  • Permission-set licenties: bovenop de gebruikerslicenties kunnen aan gebruikers permissies voor data toegang worden toegewezen via een profiel en optioneel één of meer permissiesets. Deze bieden meer functionaliteit aan een gebruiker in een Organization ID, waardoor toegewezen gebruikers verschillende hulpmiddelen en functies kunnen gebruiken. Permission-set licenties geven gebruikers incrementeel recht op toegang tot functies die niet in hun gebruikerslicentie zijn inbegrepen.
     
  • Feature licenties (add-on): breiden de functionaliteit op het niveau van de Organization ID uit. Een voorbeeld is de aankoop van meer API verzoeken om de limiet voor een Organization ID uit te breiden. Een feature licentie geeft een gebruiker toegang tot een extra functie die niet bij zijn of haar gebruikerslicentie is inbegrepen, zoals marketing. Aan gebruikers kan een onbeperkt aantal functielicenties worden toegewezen.
     
  • Usage-based licenties: geven recht op beperkte bronnen die een organisatie op periodieke basis kan gebruiken. Bijvoorbeeld:
    • het toegestane aantal maandelijkse logins op een partner community
    • de record limiet voor gebruikers van een data.com lijst

Uitdagingen en tips

  1. Zoek uit hoeveel Organization IDs een organisatie heeft. Sommige bedrijven hebben meer dan één Salesforce Organization ID, dus zorg ervoor dat u het totale aantal kent, en zicht hebt op de licenties en gebruikers voor elk van hen. Anders kunnen er verrassingen optreden wanneer het tijd is voor verlenging.
  2. Zorg ervoor dat u een overzicht heeft van uw gebruikersaccount versus uw licentieaccount. Met name bij onderhandelingen en verlengingen is het van groot belang te weten hoeveel gebruikers de organisatie heeft en hoeveel licenties zij nodig hebben, versus welke licenties zij hebben.
  3. Het is ook belangrijk om te controleren op ongebruikte licenties in het gebruikersbestand. Telkens wanneer een gebruiker van afdeling verandert, van rol verandert of de organisatie verlaat, bestaat het risico dat hij een verkeerde licentie krijgt. Hebben gebruikers een nieuwe licentie nodig voor hun nieuwe rol of is hun bestaande licentie voldoende? Misschien is hun bestaande licentie nu meer dan ze nodig hebben, en kan die terug in de pool worden gebracht om te voorkomen dat er weer een dure licentie wordt aangeschaft zonder reden. Zorg er ook voor dat de oude licentie van een gebruiker wordt teruggebracht in de centrale pool om in de toekomst opnieuw te worden gebruikt wanneer de gebruiker van rol verandert of het bedrijf verlaat