Softline Group Northern Europe // Knowledge Base // TIP VAN DE WEEK: Waar moet u rekening mee houden bij het aangaan van Cloud commitments?

Tip van de Week: Waar moet u rekening mee houden bij het aangaan van Cloud commitments?

Deze week hebben we weer een nieuwe expert TIP voor u.
#87: Waar moet u rekening mee houden bij het aangaan van Cloud commitments?

We kennen het allemaal in deze tijd: het aanschaffen van traditionele software versus aangaan van Cloud commitment. Het einddoel is werkende software, maar pad vooraf is anders. De traditionele software inkoop is over het algemeen een bekend proces en de business weet hiervoor het ITAM team te vinden. Maar hoe zit dit met Cloud? Is het daar ook zo goed geregeld? Een paar punten waar u zeker op zou moeten letten:

Algemeen

Algemene vragen die een organisatie zou moeten stellen voor het aangaan van een Cloud abonnement:

  • Is er een software selectie comité en werkt deze met functionele uitvraag?
  • Zijn er vastgestelde stappen voor Cloud/SaaS commitment?
  • Welke contracten worden gebruikt: accepteren we die van de publishers, of starten we vanuit een zelf vastgesteld contract en onderhandelen we tot de beste positie is bereikt?

Veiligheid & zekerheid

Denk hierbij aan checks voor data protectie (toegang tot data, persoonsgegevens), security (welke regels, contingency plan, Disaster Recovery Plan), legal (leverings- en andere voorwaarden overeenkomstig met die van uw bedrijf). Deze aspecten zijn te vangen in bijv. een SaaS vragenlijst, waarin bij elke commitment vragen beantwoord moeten worden op het gebied van data protectie & security.

Op juridisch gebied: wordt dezelfde contracttaal gesproken? Is alles duidelijk verwoord? Worden de juiste regels gevolgd m.b.t. opslaan van data (denk bijv. aan een verbod op opslaan van bedrijfsdata in een bepaald land/werelddeel).

En denk ook aan wat er gebeurt op de langere termijn: Wat als contract stopt? Hoe zit het met data retentie en data removal?

Invulling

Voordat er een Cloud commitment wordt aangegaan, moet er ook worden nagedacht over de exacte invulling. Wordt het volledig SaaS, Hybrid SaaS, of toch on-premise? En, "waar zit wat"? Denk hierbij bijvoorbeeld aan de software zelf, maar vooral ook (gevoelige) data en persoonsgegevens. Zijn de juiste afspraken gemaakt en wie controleert ze, en hoe vaak?

Commercieel

Sluit u een contract af voor een specifiek stuk software, of juist met de software publisher? Denk hierbij bijv. aan een “zero-value contract” (raamwerkcontract). Dit zorgt alleen voor overeenkomst tussen de organisatie en de software publisher, waarbij alle eerder genoemde gebieden gedekt worden. Later worden dan de commerciële zaken ingevuld. Bij een eventuele afname van andere software van dezelfde publisher, kan dit contract hergebruikt worden, of er kan een amendement gedaan worden om eventuele afwijkende zaken bij de nieuwe software af te dekken.

Team

Heeft u al een team paraat? Al deze werkzaamheden kunnen los staan van SAM/ITAM team, en bijvoorbeeld gedaan worden door een speciaal cloud team (afhankelijk van grootte). Dit moet dan echter wel met duidelijke link houden naar het ITAM team (denk aan contractregistratie in SAM tooling en opname van de software renewal in de processen).