Softline Group Northern Europe // Trustworthy data // Publisher onboarding

Publisher onboarding

Publisher Onboarding is niet alleen inloggen op het portaal van een specifieke leverancier, de (contract) informatie in dat portaal opnemen in een ITAM tool en de delta berekenen om te zien of u compliant bent of niet. Onboarding van publishers is het hele proces van het interpreteren, registreren en modelleren van licentierechten in een ITAM tool. Het doel is om een nauwkeurig en volledig register van alle entitlements te krijgen, zodat een organisatie de publisher te allen tijde kan managen.

Veel organisaties hebben moeite om te beslissen welke informatie relevant is om een publisher te managen, hoe te beslissen welk detailniveau vereist (en nodig) is in de ITAM tool, wanneer welke software publisher met welke snelheid moet worden ingebouwd, laat staan dat wat is nodig zodat ITAM erin kan slagen om mitigerende maatregelen uit de rapporten te implementeren.

Hoe kunt u publisher onboarding plannen?

Organisaties vinden het moeilijk om te beslissen welke informatie relevant is om een specifieke publisher te managen. En zelfs als dit duidelijk is, ontstaat er een nieuwe strijd: hoe bepaal je welk detailniveau vereist is binnen de ITAM tool om de informatie te krijgen die een organisatie nodig heeft? Wat is er nodig om ervoor te zorgen dat de informatie correct en up-to-date is en te onderhouden blijft?

Zorgvuldige planning van het onboarding proces helpt organisaties om duidelijke doelen te stellen en deze te bereiken:

  • Bepaal welke software publishers in aanmerking komen voor onboarding;
  • Definieer het aantal publishers dat organisaties actief kunnen managen in de BAU;
  • Geef prioriteit, op basis van beschikbare tijd en middelen om deze software publishers BAU te managen;
  • Bepaal de ambitie en daarmee de ruimte voor onboarding.

U kunt meer lezen over onboarding in deze expert tips: :#50: Bereid u voor op onboarding: Neem weloverwogen beslissingen, en #51: Onboarding van een software-uitgever - Stel het vluchtplan op.  

De 6 stappen van Softline's publisher onboarding

Softline ontwikkelde een 6-stappenaanpak voor publisher onboarding. Met deze aanpak doorlopen organisaties het hele onboarding proces - van het bepalen van welke publishers mee moeten in de onboarding, via de feitelijke data invoer- en configuratiefase, tot het eindproduct op basis van de data van de tool.

Stap 1: Quickscan

Bepaal het detailniveau op basis van behoeften en scope, en best practices van Softline.

Stap 2: Intake

Overeengekomen scope & opzet van onboarding.

Stap 3: Input

Registratie van alle licenties en contracten, inclusief aangepaste statistieken, enz.

Stap 4: Inspectie

Alle gegevens inspecteren vanuit een deskundig standpunt.

Stap 5: Introductie

Presentatie & overdracht.

Stap 6: Informatie

Presenteren van eindrapportage, inclusief advies over compliance, risico's en verbeteringen.

Publisher onboarding workshop

De Publisher Onboarding Workshop helpt om een overzicht te definiëren van welke publishers in beeld zouden kunnen zijn, overtuigende argumenten voor onboarding te begrijpen, verwachtingen te managen en mogelijke veranderingen en algemene risico's te identificeren. Na deze workshop wordt de Publisher Quick Scan uitgevoerd rond de specifieke software publishers die een organisatie mee wil nemen in de onboarding.

Publisher quick scan

De Publisher Quick Scan is gebaseerd op de behoeften en vereisten voor de publisher zoals gezien door de organisatie, op omvang en activiteiten, en op basis van de best practices van Softline Solutions. Het definieert de inhoud van het publisher dossier, analyseert de huidige situatie met betrekking tot een publisher (compliance, risico, informatie, context). Het helpt organisaties om te zien welke input nodig is en tot slot levert het alle benodigde gegevens voor de daadwerkelijke onboarding.

Publisher onboarding

 

Publisher onboarding is het hele proces van het interpreteren, registreren en modelleren van licentierechten in een ITAM tool.

 

Maar, hoe kunt u publisher onboarding plannen? 

 

Ja, ik wil meer weten!